Карта сайта

Приказы работодателя

Комментарий адвоката Тамары Куценко по электронному документообороту

11 мая 2015 г.
Как было сказано в предыдущей статье, трудовое законодательство (ст. 22 ТК РФ) предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами(ЛНА), непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам, в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица, обозначенные в соответствующих приказах(распоряжениях) работодателя и имеющие данные полномочия в должностной инструкции.

К сожалению, Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Принято считать, что ЛНА – это принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Несомненно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда, штатное расписание и график отпусков и т.п.
 
Приказы же работодателя относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.
 
Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения, письма, содержащие информацию из СМИ, а также различной агитационной направленности.

Так как отсутствует законодательное закрепление о сроках и форме ознакомления штата предприятия с графиком работы, то работодатель самостоятельно устанавливает срок и порядок, согласно которому каждый сотрудник знакомится с графиком работы.

Конечно желательно, чтобы работники знали заранее (желательно за 1 месяц до начала периода) о вводе такого графика. Для быстрого уведомления сотрудников необходимо использовать электронный документооборот.
 
На сегодняшний день, нормативных документов, разрешающих использование электронной подписи (ЭП) в кадровом документообороте, а также запрещающих ее использование как таковых нет. Между тем закон предусматривает, что положения ЛНА -должны быть непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника. ФЗ-63  обеспечивает юридическую сиу документов подписанных ЭП.  Поэтому для кадрового документооборота целесообразно было бы  использовать усиленную ЭП, поскольку она позволяет подтвердить отсутствие внесения изменений в электронный документ после его подписания.


Для использования внутри компании простой ЭП будет достаточно внутреннего Регламента, определяющего правила использования такой подписи на электронных документах.  С ознакомлением всех заинтересованных лиц и приказа по компании об использовании такого вида ЭП.  Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Так электронный документ должен содержать:
- регистрационный номер;
- регистрационную дату;
- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
- содержание документа;
- наименование организации - создателя документа;
- доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.
 
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы можно было однозначно идентифицировать. Компетентность автора документа должна подтверждаться уставом организации, должностными инструкциями и приказами об установлении соответствующих полномочий.
 
Электронный документ - информация, зафиксированная в форме, требующей применения компьютера или другой машины для ее обработки, и подпадающая под юридическое определение понятия "документ" в соответствии с законодательством.

Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом и приобретают юридическую силу после выполнения требований стандарта и подписания сопроводительного письма. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.
 
Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.
 
Для ввода ЭП в документооборот организации достаточно внутреннего документа (п.1.ст.3.ФЗ 63  «Об электронной подписи»), регламентирующие использование ЭП в организации: приказ руководителя компании об использовании ЭП, приказ о назначении ответственного сотрудника или  подразделения за использование ЭП в компании, положение об ЭП, регламент использования ЭП. В перечисленных документах необходимо, указать условия признания электронных документов ,подписанных ЭП, равнозначным документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью  (ст.6.ФЗ 63  «Об электронной подписи»), указать кто будет оператором , какие документы возможно пересылать, какие нет и т.п.
 
К тому же переход на электронный документооборот это всего лишь право работника, которое не должно быть нарушено, поскольку никто не может заставить его использовать электронные средства идентификации.

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, которые должны строго регламентироваться,  во-вторых, компетентность автора создавать и подписывать документы такого рода (тоже должно быть закреплено в документах работодателя), в-третьих, гарантия целостности и подлинности.
 
Работодателю следует учитывать, что документы, касающиеся трудовых отношений с дистанционным работником (приказ о приеме на работу, правила внутреннего трудового распорядка, приказы о прекращении трудового договора, о переводе, листок временной нетрудоспособности и т.д.), все равно оформляются в бумажном виде.

Просто делается копия этих документов в электронной форме, которая заверяется квалифицированной электронной подписью работодателя и направляется дистанционному работнику на ознакомление. Именно эту копию работник и подписывает своей электронной подписью. Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с ЛНА и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.
 
На практике, ознакомление работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интернете, на информационных досках, в корпоративных изданиях и т.п., должно обязать стороны трудовых отношений направлять друг другу подтверждение получения электронного документа.
 
При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на «больничном» и т.п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.
 
Согласно ч. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. Ст. 106 ТК РФ содержит определение времени отдыха: это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Следовательно, в течение времени отдыха на работника не распространяется юрисдикция работодателя. Работник в это время не обязан выполнять задания и указания работодателя, требования локальных нормативных актов, в том числе, правил внутреннего трудового распорядка и т.п.
 
Однако, если работодатель оговаривает сроки ознакомления с документами, то они должны быть четко закреплены на уровне организации, и иметь определенную последовательность, и не противоречить действующему законодательству.

Поскольку трудовой договор - это не сделка, и применить к нему правила о сделках невозможно. Ведь основной признак трудового договора - это подчинение работника работодателю, его требованиям (требованиям локальный актов, утверждаемых работодателем, приказов, распоряжений), в трудовых отношениях. К тому же в п. 6 ст. 86 ТК РФ закреплено, что «при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения».

Следовательно, информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями с конкретным работником и полученная электронным способом, не может быть положена в основу управленческого акта, а тем более оформлять юридические права и обязанности сторон или влечь какие-либо правовые последствия.

К тому же, кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности, а также другим проверяющим - специалистам пенсионного фонда, фонда социального страхования и др., а при отсутствии документов – будет означать нарушение законодательства о труде и будет наказываться в соответствии с КоАП РФ.
 
С позиции интересов работника, ведение кадровой документации на бумажных носителях способствует обеспечению сохранности документов о стаже (в том числе льготном), о заработке, что необходимо для назначения пенсии и т. п.
 
В соответствии со статьей 105 ТК РФ работодатель с учетом мнения профсоюза может принять ЛНА о разделении рабочего дня на части, поскольку основанием для такого разделения может служить особый характер труда (пилоты), различающегося по  интенсивности в течение рабочего дня.
 
Отношения вне рабочего времени, которое работник вправе использовать по своему усмотрению, не являются трудовыми и не могут регулироваться трудовым законодательством и тем более локальным нормативным актом.
 
Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое трудящийся находится на предприятии в связи с выполняемой им работой. В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов.

Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.
 
Считаю, что в любом случае работодатель не вправе требовать от работника выполнения каких-либо обязанностей, связанных с трудовыми отношениями, за пределами рабочего времени (за исключением случаев сверхурочной работы), то есть в течение времени отдыха работника. Чтобы снять все спорные вопросы по рабочему времени, лучше всего, по аналогии с приведенными примерами, подробно указать в правилах внутреннего трудового распорядка, какие именно периоды относятся к рабочему времени.
 
Также необходимо различать понятия "рабочее время" и "режим рабочего времени". Рабочее время - это продолжительность времени работы (например, 40 часов, 36 часов и т.д.), а режим рабочего времени - это распределение установленной работникам нормы рабочих часов в конкретном календарном периоде.
 
Работодатель в соответствии с ч. 1 ст. 372 ТК обязан направить в выборный профсоюзный орган, представляющий интересы всех или большинства работников, проект правил внутреннего трудового распорядка. Выборный орган профсоюзной первичной организации в соответствии с ч. 2 ст. 372 ТК РФ обязан не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Если мотивированное мнение выборного профсоюзного органа не содержит согласия с проектом правил внутреннего трудового распорядка, либо содержит предложения по совершенствованию этого проекта, работодатель может согласиться с этим мотивированным мнением, либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным профсоюзным органом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения (ч. 3 ст. 372 ТК РФ).

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права, который может быть обжалован в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.

 
Выборный орган профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации (ч. 4 ст. 372 ТК РФ). Государственная инспекция труда обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы выборного органа первичной профсоюзной организации провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене правил внутреннего трудового распорядка, обязательное для исполнения.
 
Подводя итог вышесказанному, хочу отметить, что независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации.
 
Также можно сделать однозначный вывод, что работник вправе обжаловать любое действие работодателя, нарушающие трудовые отношения в соответствующие инспекции.

Тамара Куценко, партнер международного проекта "Найдем адвоката"
 
 
 
 

Комментарии

пока нет комментариев
Комментирование доступно только зарегистрированным пользователям